[디지털문서 인사이트] MZ세대가 주도하는 디지털 워크플레이스 혁신: AI 전자문서 플랫폼의 미래

디지털 네이티브인 MZ세대가 직장의 주력 세대로 부상하면서, 기업의 업무 환경도 급격한 변화를 맞이하고 있다. 이들은 디지털 기기와 함께 성장했으며, 직관적이고 효율적인 업무 처리를 선호한다. 특히 기존의 종이문서와 복잡한 결재 과정에 대한 거부감이 크고, 언제 어디서나 일할 수 있는 유연한 업무 환경을 요구한다.

하지만 기존 전자문서 시스템은 복잡한 인터페이스와 불편한 사용자 경험으로 인해 MZ세대의 기대에 부응하지 못했다. 특히 종이문서의 디지털 전환 비효율, 부서간 협업의 어려움, 모바일 미지원 등이 주요 문제로 지적되어 왔다.

이러한 한계를 극복하기 위한 해법으로 인공지능(AI) 기반의 새로운 전자문서 플랫폼이 요구되고 있다.

AI 기반 전자문서 플랫폼의 가장 큰 특징은 사용자 중심의 직관적인 인터페이스와 AI 기반 자동화 기능이다. 복잡한 매뉴얼 없이도 누구나 쉽게 사용할 수 있고, 문서 작성 및 관리 과정이 AI에 의해 자동화되어 업무 효율이 대폭 향상될 수 있다.

예를 들어, 문서 템플릿 자동 생성 및 추천, 문서 자동 분류, 작성된 문서에서 핵심 정보를 추출하고, 모바일에 최적화된 실시간 협업 기능을 통해 시간과 장소에 제약 없이 업무 처리가 가능하여, 스마트폰 하나만으로도 완벽한 업무 수행이 가능하다.

특히 AI가 제공하는 데이터 분석 기능은 정확한 의사결정을 지원하고, 업무 프로세스의 최적화에도 기여한다.

AI 기반 전자문서 플랫폼은 환경·사회·지배구조(ESG) 경영 측면에서도 중요한 의미를 갖는다. 종이 사용량을 줄여 환경 보호에 기여할 뿐 아니라, 디지털 문서를 통한 투명한 관리체계는 기업 지배구조 개선에도 도움을 준다.

최근 급성장하고 있는 클라우드 기반 전자계약 서비스도 AI 기반 플랫폼으로 진화하고 있다. 전자문서 및 전자거래 기본법 개정으로 전자계약의 법적 효력이 강화되면서, 부동산 거래, 근로계약, 일반 상거래 등 다양한 분야에서 전자계약 활용이 확산되고 있다.

시장을 선도하고 있는 일부 기업은 이미 MZ세대의 업무 특성과 니즈에 맞게, 직관적인 드래그 앤드 드롭 방식의 문서 템플릿 생성 도구부터, 간편한 문서 작성 프로세스까지 사용자 경험을 최우선으로 고려하고 있으며, 표준 계약서나 기존 계약서를 토대로 신규 계약서 생성 및 추천, 문서 자동 분류, 문서내 핵심 정보 자동 추출, 실시간 계약 문서 검토 등 AI 에이전트 기능을 탑재한 서비스 출시를 준비하고 있다.

향후 이러한 서비스는 AI 기술의 발전과 메타버스와의 연계 등을 통해 더욱 혁신적인 협업 환경으로 확장될 것이다. 예를 들어, 가상 회의실에서 중요한 계약 문서를 실시간으로 검토하고 승인하는 등 새로운 형태의 협업이 가능해진다.

보안 측면에서도 AI 기반의 이상 징후 탐지 시스템을 통해 보안 사고를 사전에 예방할 수 있으며, 블록체인 기술과 결합해 문서의 위·변조를 방지하고, 생체인증, OTP, 전자서명 등 다양한 보안 기술을 적용해 안전한 문서 환경을 제공할 수 있다.

디지털 네이티브 세대의 요구에 부응하는 AI 기반 전자문서 플랫폼의 발전은 이제 거스를 수 없는 흐름이 되고 있다. 이는 단순한 기술 변화가 아닌, 기업의 디지털 전환을 촉진하고 ESG를 실현하며, MZ세대가 주도하는 미래의 디지털 워크플레이스를 만들어 갈 것이다.

박미경 포시에스 대표이사 mkpark@forcs.com