[한국공인노무사회 청년·청소년근로권익센터] <64> 임금명세서, 회사가 재발급 거부할 수 있나요?

【 청년일보 】 "임금명세서, 회사가 재발급을 거부할 수 있나요?"

Q. 최근 임금명세서를 분실해 회사에 다시 요청했는데, 회사 담당자분이 보관의무가 없다며 재발급을 거부했습니다. 회사가 임금명세서를 보관하거나 재발급할 의무가 없나요?

A1. 근로기준법 제42조와 시행령 제22조에 따르면, 사용자는 근로계약서, 임금대장, 휴가 관련 서류 등 특정한 근로계약 관련 문서를 3년간 보존해야 합니다. 하지만 임금명세서는 법령에서 보존 의무를 명시한 서류에 포함되지 않아, 사용자가 임금명세서를 보관하지 않았다 하더라도 법 위반에 해당하지는 않습니다.

A2. 다만, 사용자가 임금명세서를 보존할 의무는 없더라도 근로자가 임금 지급 세부내역을 확인하고 임금 체불 분쟁을 예방할 수 있도록 임금명세서를 보관하고, 재발급하는 것이 바람직할 것입니다.

A3. 한편, 회사가 임금명세서 분실에도 불구하고 재발급을 거부하는 경우, 서류 보관의무가 부여된 임금대장, 근로계약, 출퇴근 및 휴가 기록 등을 열람해 이를 근거로 근로자가 직접 임금내역을 산출할 수 있는 점도 참고가 필요합니다.

※ 참고법령

- 근로기준법 제42조(계약서류의 보존)

사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.

- 근로기준법 시행령 제22조(보존 대상 서류 등)

①법 제42조에서 "대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류"란 다음 각 호의 서류를 말한다. <개정 2021. 3. 30.>

1. 근로계약서

2. 임금대장

3. 임금의 결정·지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류

4. 고용·해고·퇴직에 관한 서류

5. 승급·감급에 관한 서류

6. 휴가에 관한 서류

7. 삭제 <2014. 12. 9.>

8. 법 제51조제2항, 제51조의2제1항, 같은 조 제2항 단서, 같은 조 제5항 단서, 제52조제1항, 같은 조 제2항제1호 단서, 제53조제3항, 제55조제2항 단서, 제57조, 제58조제2항·제3항, 제59조제1항 및 제62조에 따른 서면 합의 서류

9. 법 제66조에 따른 연소자의 증명에 관한 서류

※ 참고 행정해석

사용자가 임금을 지급할 때에 근로자가 교부하여야 하는 임금명세서는 근로기준법 제42조에서 정한 보존 대상 서류에는 해당하지 않으나, 임금명세서 교부 의무화는 근로자로 하여금 지급받은 임금의 세부사항을 알게 하고, 임금체불에 대한 노사 분쟁을 예방하는데 그 취지가 있으므로, 근로자에게 교부한 임금명세서를 보존하는 것이 바람직할 것으로 판단됨(근로기준정책과-3006, 2021.09.2.)

한편, 청소년·청년근로권익센터는 노무사들로 구성된 단체로 지난 2015년부터 청년과 청소년들의 노동권익향상을 위해 상담, 교육, 권리구제를 주된 업무로 하고 있다. 카카오 채널도 함께 운영하고 있으며, 노무사들의 전문적인 상담 및 필요시 무료로 권리구제 조력도 받을 수 있다.

글 / 엄주희 노무사(노무법인 주로)