[디지털문서 인사이트] AI 기술이 만드는 더 효율적인 문서처리 환경

필자는 그동안 문서 작성을 4단계로 구분해 왔다. '내용을 적은 워딩(Wording)' '정리·요약한 문서(Documentation)' '제출용 보고서(Report)' '설득용 제안서(Presentation)'가 그것이다. 그런데 최근 새로운 문서 작성 방법이 생겼다. 가칭 '인공지능(AI)이 만든 문서'다.

직장, 학교 등에서는 이미 AI를 이용해 문서를 만들고 있다. 이용자가 생성형 AI 서비스에 문서 작성을 요구하면 즉시 글, 이미지, 도형을 포함한 문서를 생성한다. 사전지식과 자료 조사 없이 AI 기술이 즉시 그럴듯한 초안 문서를 제공하는 것이다. 이렇게 AI가 만든 문서를 사람이 손질해서 사용하는 것에 작성자, 저작권, 신뢰성 등 찬반 이슈가 있으나 관련 자료를 찾아 작성하는 기존 문서 작성 절차와 비교하면 생산성 혁명인 것은 틀림없다.

지금은 생성형 AI가 강조되고 있는데, 서류를 접수·처리하는 행정업무에도 AI 기술을 적용할 수 있다. 특허청은 2024년 8월 'AI 기술을 활용한 특허행정 혁신 로드맵'을 발표하면서 'AI 기반 심사·심판 시스템 구축'이 핵심 목표임을 밝혔다. 향후 이 시스템이 가동되면 AI 가 항시 새로운 기술을 학습한 상태에서 수십 페이지의 특허명세서를 분석하므로 특허행정을 효율화할 수 있을 것이다. 이 AI 기술을 일반 행정에도 적용할 수 있지 않을까? 가상의 'AI 동료'가 문서를 검토해서 목적, 내용, 요구사항 등을 요약하고 선례와 비교·정리 해준다면 업무를 더 효율적으로 처리할 수 있어 시민 서비스 향상으로 연결될 것이다.

이렇게 되려면 두 가지 선제 조건이 필요하다. 첫 번째는 제도적 기반이다. 2021년 3월 제정된 '행정기본법' 제20조에는 행정업무에 AI 기술을 적용해 완전히 자동화된 처분을 내릴 수 있는 근거가 규정되었다. 올해 1월 제정된 '인공지능기본법' 제16조에도 AI 기술 도입·활용지원 근거가 있어 정부의 AI 활용 의지는 긍정적이다. 두 번째는 제출문서가 디지털화 돼야 한다. 필자가 생각하는 디지털화의 의미는 데이터 이용 가능성이다. 전자문서는 구조, 표현, 콘텐츠로 구성돼 있다. 전자문서 내 콘텐츠는 주로 글, 그림, 표로 구성되는데 이 콘텐츠를 데이터로 활용할 수 있어야 비로소 '디지털 문서'가 된다.

문서 관련 AI 분야는 IDP(Intelligent Document Processing)가 화두다. 이제는 'AI 친화적인 문서' 처리에 대해 고민해야 한다. AI가 처할 수 없는 문서는 'AI 동료'의 도움을 받을 수 없어 처리시간이 많이 소요되고, 자동화된 행정 처분도 할 수 없다. 예를 들면 개방형 워드프로세서 마크업 언어 포맷(예:HWPX)을 사용하고, 사진·이미지가 문서에 포함될 때 메타정보(EXIF)가 유지될 수 있도록 해야 한다. 문서 내 보호해야 할 기밀·개인 정보나 페이지가 있다면 AI 기술이 읽거나 학습하지 못하도록 금지 시키는 문법도 필요하다. 즉, AI 처리를 위한 새로운 기반과 표준이 필요하다. 앞으로는 AI 기술을 위한 '잘 읽히는 문서' 체계의 구축이 디지털 행정 더 나아가 스마트도시 행정 효율화를 위한 경쟁력이 될 것이다.

최동준 스마트도시협회 부장 logisbrain@naver.com