본지는 개원 준비 시 놓치기 쉽지만 세심하게 살펴야 할 핵심 사항인 ▲개원 준비 부동산 계약 시 확인 사항 및 체크리스트 ▲개설허가 신고 등 행정처리 실무 ▲개원예정일 전 직원 출근과 우선해야 할 업무 등에 관하여 병의원 전문 컨설턴트를 통해 4회에 걸쳐 꼼꼼히 짚어본다.
개원예정일 전 직원 출근과 우선해야 할 업무병의원을 개원할 때 개원 예정일 이전에 채용된 직원을 출근시키는 것은 단순히 병원 내부 정리를 위한 것이 아닙니다.
직원 간 소통을 활성화하고 병원을 운영하기 위한 업무와 절차를 준비하는 중요한 시간입니다. 개원 초기의 혼란을 줄이고 환자에게 신뢰를 주기 위해서는 이 시기에 필요한 교육과 준비가 철저히 이뤄져야 합니다.
개원 전 출근은 다음과 같은 이유와 필요성을 가지고 있습니다. 개원 예정일 전 3~5일 정도 미리 출근해서 준비하여야 합니다.
1. 업무 파악 및 숙지 : 각 직원의 역할과 책임을 명확히 하고 병원 정리를 하면서 의료소모품의 위치 및 동선을 파악합니다.
2. 소통과 협업 강화 : 낯선 직원들끼리 서로 소통하며 팀워크를 형성하는 시간이 됩니다.
3. 병원 프로세스 시뮬레이션 : 환자 응대, 접수·수납, 진료 어시스트 등 각종 절차를 실습 및 교육하여 실전 감각을 익힙니다.
개원 초기에 발생하는 문제의 원인
개원 초기 혼란은 종종 원장님 머릿속에만 계획이 있고 이를 직원들과 공유하거나 교육하지 않은 데서 발생합니다.
원장님은 “그때 가서 이건 이렇게 하고, 저건 저렇게 하면 된다”고 생각하고 머릿속에는 계획되어 있지만 직원들은 이에 대해 명확하게 교육받지 못했고 정확히 이해하지 못해 혼란에 빠집니다. 사소한 예를 들자면 진료시간 안내가 잘못되어 퇴근시간에 내원한 환자와 문제가 발생하기도 합니다.
-모든 직원이 동일한 생각, 상담, 안내를 숙지하고 있지 않다는 것을 염두해야 되겠습니다.
개원 전 반드시 진행해야 할 직원 교육
개원 초기 환자들은 모두 신환입니다. 이들을 맞이하기 위해 직원들은 기초적인 업무와 응대 교육을 받아야 합니다.
-(기초)환자상담 및 응대 교육
-진료 어시스트 및 프로세스 이해와 교육
-구강스캔 & CT·파노라마 촬영 교육
-접수 및 수납 절차, 현금 시제 관리 교육
개원 직전 준비 체크리스트
개원 전에는 직원 교육뿐 아니라 병원 전체 준비 상태를 점검해야 합니다.
1. 행정적 서류 준비
-근로계약서 작성
-주민등록등본, 통장사본, 잠복결핵 검사표 등 제출 서류 점검
2. 장비 및 전산 점검
-의료기기 정상 작동 여부 확인
-의료 소모품 및 일반 소모품 구매 및 배치
-전산 장비 점검 및 네트워크 연동 확인
-EMR 시스템 설정(의료진, 보험청구, 진료비 등)
3. 기본 준비 물품
-각종 동의서 및 주의사항
-필수 게시물 부착(병원 소개, 의료법 관련 안내)
-가운, 명찰, 명함, 브로셔, 봉투, 쇼핑봉투 등 준비
-개원 홍보 선물(칫솔 1개 정도의 작은 선물)
4. 시뮬레이션 및 시제 관리
-진료 및 환자 응대 시뮬레이션 진행
-현금 및 시제 관리 교육
가오픈(Soft Opening)의 필요성
가오픈은 실제 환자 진료를 진행하면서 병원의 준비 상태를 점검하는 중요한 시간입니다.
1. 환자 선정
-직원의 가족, 친인척, 지인을 사전 예약하여 가오픈 환자로 선정합니다.
2. 실제 진료를 통한 진료 프로세스 점검
-의료기기 사용, 재료 배치, 접수·수납 프로세스 등 미흡한 부분을 확인하고 보완합니다.
3. 환자 만족도를 높이고 병원의 충성고객 확보
-가오픈 기간 동안 진료비를 할인하여 환자 만족도를 높이고, 이를 통해 병원의 충성 고객으로 전환할 기회를 마련합니다.
결어
개원 전 직원 출근과 가오픈 기간은 단순한 정리가 아닌 병원의 성공적인 운영을 위한 필수 과정이라 생각됩니다.
이 시기에 직원들에게 필요한 교육을 제공하고 미흡한 점을 보완하며 환자를 맞이할 준비를 철저히 해야 합니다.
이러한 준비가 이루어진다면 개원 후 초기 혼란을 줄이고 환자들에게 신뢰받는 병원으로 자리 잡을 수 있을 것입니다.
